ZUGFeRD ist kein Ackergaul sondern ein Standard für E-Rechnungen wird verpflichtend eingeführt: Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen. Ab 2027 / 2028 dürfen Unternehmen dann nur noch E-Rechnungen versenden. Aber soweit sind wir noch nicht.

Rechnungen werden heutzutage meist nicht mehr in einem Brief in Papierform verschickt - zum Glück. Die nächste Evolutionsstufe ist bei über 90 % der Firmen angekommen: Rechnungen werden als PDF-Dokumente erstellt und entweder direkt per E-Mail versendet oder zum Download im Kundenbereich vorgehalten. PDFs haben der Papierform gegenüber große Vorteile: Die Texte und Zahlen liegen bereits digital vor und lassen sich herauskopieren. Das vereinfacht das „Abtippen“ der Rechnungsdaten! Das das PDF als Datei vor liegt vereinfacht die Ablage und Archivierung - das mühsame Einscannen entfällt und PDF sind auch noch durchsuchbar. (Diesen Vorteil wissen vor allem diejenigen zu schätzen, die auf der Suche nach einer Rechnung ganze Ordner durchblättern mussten.) Ach ja, ausdrucken kann man ein PDF auch!

Aber dennoch, ein PDF ist keine E-Rechnung . Natürlich liegen hier die Informationen digital vor, allerdings wird das PDF in erster Linie dazu verwendet die Papier-Darstellung auf dem Bildschirm zu bringen. Das hat zur Folge, dass zwar alle Rechnungen ähnlich aber auch irgendwie anders sind. Ein PDF beschreibt also nicht nur den Inhalt, sondern auch die Positionierung, die Farben, die Schriften (Kurz die Darstellung, das Layout). Das macht es schwierig, bis unmöglich ein PDF-Dokument automatisiert zu verarbeiten. Um ein PDF als Rechnung zu erkennen und die relevanten Informationen herauszuziehen braucht es daher etwas Intelligenz - künstliche Intelligenz leistet hier schon beträchtliches, natürliche Intelligenzen sind aber meist noch stark involviert.

Anstatt eine stromfressende KI auf altberwehrte PDF loszulassen und nach langem Training das Beste zu hoffen, setzten die Richtlinien zur E-Rechnung auf bewährte Mittel und Lösungen: Trennung von Inhalt und Darstellung - also die Unterscheidung zwischen den Daten (Informationen) und ihrer Präsentation (bunte Pixel auf dem Bildschirm / Papier). Anstatt beides zu vermischen - wie es bei einer gedruckten Rechnung umweigerlich passiert, kann die digitale Rechnung die Informationen strukturiert enthalten. Wie diese Struktur auszusehen hat wird im Standard ZUGFeRD / Factur-X definiert und durch den Gesetzgeber Europaweit festgelegt. Die Vorteile sollten jedem einleuchten: Wenn sich alle an die Struktur halten, kann ich in Sachsen eine Rechnung verstehen, die von einem Unternehmen aus Sizilien ausgestellt wurde. Aber das Beste ist: dass mein Computer - der diese Struktur ebenfalls kennt - die Rechnung genauso „versteht“ (ohne KI) und sich die Rechnungsdaten unkompliziert in das Buchhaltungsprogramm einlesen lassen. Durch die strukturiert abgelegten Daten im XML-Format wird die Rechnung zur E-Rechnung.

Auf der anderen Seite wollen wir aber nicht auf die herkömmliche PDF-Rechnung verzichten. Denn zum einen sind Daten der E-Rechnung zwar strukturiert aber für Menschen nur sehr schwer lesbar - auch Computer-Nerds haben keinen Spaß daran. Zum anderen sollen diejenigen nicht ausgegrenz werden, die mit der druckbaren PDF-Rechnung glücklich sind. Es braucht also beides: Ein PDF, das Menschen lesen können und eine XML-Version für die automatische Verarbeitung.

Da es aber ziemlich unpraktisch ist, für eine Rechnung nicht nur eine Datei (PDF) sondern zwei (PDF und XML) zu verschicken, einzupflegen, zu archivieren, gibt es jetzt einen Standard für Hybridrechnungen (Factur-X 1.07 / ZUGFeRD 2.3.2 vom 15. November 2024). Dieser nutzt die Möglichkeiten des liebgewonnen PDF-Dateiformats um eine Factur-X XML-Datei einzubetten. Damit erähält das PDF quasi nachträglich die Rechnungsdaten in einer strukturierten Form und das PDF wird zu einer richtigen E-Rechnung. Die PDFs mit dem eingebettetem XML können ganz normal per E-Mail versendet werden und fühlen sich auch so an - sie lassen sich anschauen und ausdrucken.

Die neue Version des Buchhaltungssystems unterstützt Hybridrechnungen mit dem aktuellen Standard. Alle Rechnungen die generiert werden, sind damit automatisch E-Rechnungen. Umgekehrt können Eingangsrechnungen in diesem Format hochgeladen werden und vereinfachen dadurch die Eingabe enorm. Davon profitieren natürlich auch alle Nutzer und Anbieter von DresZen und alle anderen die, die Teilnehmerverwaltung oder einfach nur das Buchhaltungssystem nutzen.