Als Medienbruch bezeichnet man (in der Informationstechnik) wenn Daten bei der Verarbeitung von einem Medium auf ein anderes übergehen (müssen). Das sorgt meist für Probleme, mindestens aber für Arbeit. Das ist böse. Was sich recht abstrakt anhört kommt fast täglich und überall vor: Wenn ich bei meiner Lieblinspizzeria anrufe und eine Tisch reserviere werden die Daten mündlich entgegen genommen und dann schriftlich festgehalten.

Dieses Beispiel ist gar nicht so böse und stellt kein (großes) Problem dar. In anderen Fällen sind Medienbrüche aber beinahe schon absurd und wirken aus der Zeit gefallen. Ein Beispiel ist das von Hand ausgefüllte Bestellformular, welches per Fax an den Händler gesendet um dort erfasst und als Bestellung „abgeschrieben“ zu werden. Das diese Vorgehensweise viel Zeit verschlingt und fehleranfällig ist kann sich jeder vorstellen. Besser wäre es, man könnte solche bösen Medienbrüche vermeiden: Der Kunde bestellt online. (Zugegeben, das ist keine neue Idee.)

Aber auch innerhalb digitalisierter Prozesse kommt es zu Medienbrüchen. Einen, auf den ersten Blick harmlosen, Medienbruch, der in vielen Buchaltungs- Warenwirtschaft-Systeme vorkommt, wurde nun beseitigt. Es geht um Rechnungen. Diese werden zentral (und digital versteht sich) verwaltet, allerdings endete das System bevor der Kunde die Rechnung erhielt. Man musste also die Rechnung als PDF erstellen (lassen) und diese dann mit einem E-Mail-Programm an den Kunden senden. Das erscheint zunächst unproblematisch, hat sich aber als monatlicher (ich schreibe meine Rechnungen monatlich) Stolperstein materialisiert: Ich muss also die Rechnung (PDF) zwischenspeichern, die E-Mail-Adresse des Kunden heraussuchen, eine kurze E-Mail schreiben (der Text ist fast immer identisch), das PDF anhängen und absenden. Selbstverständlich muss ich vorher prüfen welche Rechnung bereits versendet und ob vielleicht eine vergessen wurde. Wenn man es genau nimmt sind das gleich mehrer Medienbrüche in einem einzigen Prozess - böse!

In der neuen Version der Buchhaltungssoftware gibt es dafür einen Button, der das automatisch macht. Der Button zeigt an, ob der Kunde die Rechnung bereits erhalten hat und ein Klick versendet alle relevanten Informationen per E-Mail. Ein Nachteil dabei ist, dass die automatische E-Mail an den Kunden die persönliche Note verliert. Dafür ist die E-Mail ausführlicher und macht auch für die Kunden das Leben leichter: die E-Mail enthält nicht nur die Rechnungsnummer, sondern gleich eine Überweisungsvorlage mit IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Das Rechnungswesen wird damit noch einfacher und besser überschaubar.

Ein weiters neues Feature der Buchhaltungssoftware geht damit Hand in Hand: für jede Rechnung gibt es jetzt eine eigene Seite, auf die Kunden die Rechungsdaten einsehen und das PDF herunterladen können. Auf dieser Seite können sie auch mit der Buchaltung kommunizieren und die Rechnung direkt online bezahlen.

Natürlich muss sich die neue Version erst noch in der Praxis bewähren (sicher wird es noch ein paar Nachbesserungen geben), es ist aber offensichtlich, dass hier ein böser Medienbruch entfernt wurde. Dadurch wird nicht nur Arbeit gespart sondern auch Mehrwerte für das Team und die Kunden geschaffen. Ich finde das ist ein schönes Beispiel dafür, dass es sich (fast) immer lohnt böse Medienbrüche zu identifizieren und zu entfernen.